Henkilötietoseloste

Päivitetty 24.5.2018.

Yksityisyytesi suoja on meille tärkeä. Psykologitoimisto Cresco Oy (myöhemmin Cresco) on sitoutunut suojelemaan yksityisyyttäsi ja käsittelemään henkilötietojasi läpinäkyvästi kulloinkin voimassa olevan lain ja hyvien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.

Tämä tietosuojaseloste kuvastaa miten keräämme, käsittelemme ja suojaamme henkilötietojasi psykologipalveluita tuottaessamme, asiakasviestintää ja -suhteita hoitaessamme, sekä markkinointia toteuttaessamme.

1.   Henkilötietojen käyttö ja käsittely

Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja vain siltä osin, kuin se on tarpeellista meidän liiketoimintamme kannalta palveluidemme tarjoamiseksi ja kehittämiseksi. Keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi työpsykologipalveluiden (arviointi, koulutus, valmennus, työnohjaus) tuottamiseksi ja tarjoamiseksi, sekä näiden palveluiden kehittämiseksi, asiakasviestinnän ja -suhteiden hoitamiseksi ja markkinoinnin toteuttamiseksi.

1.1 Yksityishenkilöt

Palveluidemme tuottamiseksi ja niiden kehittämiseksi keräämme henkilötietoja psykologiseen soveltuvuusarviointiin tulevilta, valmennettavilta, coachattavilta ja ohjattavilta (myöhemmin yksityishenkilöt). Pyydämme tietojen keräämiseen aina suostumuksen ja käsittelemme tietoja täyttääksemme sopimuksen palvelusta, jonka asiakas on meiltä tilannut.

Yksityishenkilöiltä keräämiämme tietoja ovat:

  • Nimi- ja yhteystiedot
  • Syntymäaika
  • Sukupuoli
  • Äidinkieli
  • Valokuva
  • Tiedot jotka ovat tarpeen työnhakijan soveltuvuuden arvioimiseksi (koulutus, ammatti, osaaminen, ajokorttitiedot, psykometristen testien tulokset, simulaatiotehtävien tulokset)
  • Tiedot psykologin arvioimasta soveltuvuudesta työnhakijan hakemaan tehtävään (soveltuvuusarviointiraportti)
  • Haettu työpaikka
  • Arvioitavan työkokemukseen liittyvät tiedot (nykyinen työnantaja, edelliset työnantajat, työsuhteiden alkamisajat ja kestot sekä työtehtävien laatu ja työnantajan antamat suositukset).
  • Lisäksi keräämme suostumuksellasi tietoa menestymisestäsi myöhemmin urallasi palveluidemme kehittämiseksi.

Lainsäädännön salliessa ja velvoittaessa keräämme myös arkaluonteista tietoa (luottotiedot, mahdollisten turvallisuusselvitysten tulokset sekä tiedon rikostaustaotteen esittämisestä ja siihen liittyvät tunnistetiedot, sekä huumetesteihin liittyvät tiedot).  Jos keräämme sinusta arkaluonteista tietoa se tapahtuu aina sinun erillisellä suostumuksellasi.

Käsittelemme kaikkia soveltuvuusarviointiin liittyviä tietoja (psykometristen testien tulokset, simulaatioiden tulokset, kokonaisarviot soveltuvuudesta) sillä huolellisuudella mitä laki edellyttää arkaluonteisten tietojen käsittelemisen osalta, vaikka kyseisiä tietoluokkia ei laissa ole erikseen määritelty arkaluonteisiksi tiedoiksi.

Yksityishenkilön tilatessa uutiskirjeemme, tallennamme hänen yhteystietonsa erilliseen rekisteriin.

1.2 Asiakasyritysten edustajat

Laskutuksen, asiakasviestinnän ja -suhteiden hoitamiseksi, palveluiden tuottamiseksi, markkinoinnin toteuttamiseksi, sekä palveluidemme kehittämiseksi keräämme henkilötietoja  asiakasyritysten ja potentiaalisten asiakasyritysten edustajilta. Näitä tietoja ovat nimi, yhteystiedot (puhelinnumero ja sähköposti), työpaikka ja työtehtävä. Lisäksi tallennamme tilaustiedot, tiedot tapaamisista ja yhteydenpidosta, tiedon tilatuista uutiskirjeistä, asiakasyrityksen luotto- ja maksutiedot ja asiakaspalautteen.

Käsittelemme asiakasyrityksen antamia tietoja täyttääksemme sopimuksen palvelusta, jonka asiakkaamme on tilannut. Olemme lisäksi arvioineet, että meillä on tietojen keräämiseen asiakassuhteen antama oikeutettu etu. Tarvitsemme tietoja toimintamme tehokkaaseen pyörittämiseen ja hyvän asiakaskokemuksen varmistamiseksi. Lisäksi keräämämme tiedot ovat harmittomia, eikä tietojen käsittelystä aiheudu todennäköisesti kenellekään vahinkoa. Asiakasyritysten edustajat myös osaavat olettaa yhteystietojensa tallentumisen järjestelmiimme. Voit halutessasi kysyä meiltä lisää miten olemme arvioineet olevamme oikeutettuja keräämään tätä tietoa.

1.3 Potentiaaliset asiakkaat ja työntekijät

Palveluiden markkinoinnin ja yritysviestinnän toteuttamiseksi keräämme henkilötietoja uutiskirjeeseemme potentiaalisilta asiakasyrityksiltä ja esimerkiksi Crescosta työnantajana kiinnostuneilta henkilöiltä. Potentiaalisten asiakkaiden tiedot saadaan suostumuksella häneltä itseltään verkkosivustovierailun yhteydessä tai muun henkilökohtaisen tai digitaalisen vuorovaikutuksen yhteydessä esimerkiksi potentiaalisen asiakkaan täyttäessä webinaarin ilmoittautumislomakkeen. Näitä tietoja ovat nimi, yhteystiedot (puhelinnumero ja sähköposti), työpaikka ja työtehtävä. Näiden yhteystietojen kerääminen perustuu aina suostumukseen.

2. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Käsittelemme tietojasi luottamuksellisesti emmekä luovuta niitä kolmansille osapuolille muissa kuin seuraavissa tapauksissa:

Konsernin sisällä: asiakasyritysten edustajien tietoja luovutetaan Barona-konsernin asiakasrekisteriin markkinoinnin kohdentamiseksi ja asiakkuuksien hoitamiseksi.

Viranomaiset: saatamme joutua luovuttamaan joitain tietoja viranomaisille tai lainkäyttäjille silloin, kun tähän on laissa säädetty edellytys. Teemme näin ainoastaan pätevästä tuomioistuimen päätöksestä tai viranomaisen määräyksestä tai haasteesta.

Yritysjärjestelyt: yrityskauppojen tai yritysjärjestelyjen yhteydessä hankkiva osapuoli voi saada pääsyn henkilötietoihin. Kaikkien henkilötietojen luottamuksellisuus taataan tällaisessa tilanteessa salassapitosopimuksin. 

Suostumus: luovuttamme henkilötietojasi kolmansille osapuolille, mikäli olet antanut siihen suostumuksesi. Tällaisia kolmansia osapuolia ovat asiakasyritykset, jotka ovat tilanneet soveltuvuusarviointisi tai valmennuksesi.

Keräämiemme tietojen käsittelyssä käytämme myös alihankkijoita ja palveluntarjoajia (esim. tekniseen ylläpitoon tai markkinoinnin toteuttamiseen), joilla on oikeus käsitellä tietojasi ainoastaan sovittujen palveluiden edellyttämässä laajuudessa. Tämä tarkoittaa, että he eivät voi käyttää tietojasi omiin käyttötarkoituksiin. Velvoitamme heidät sopimusteitse huolehtimaan riittävästä tietosuojan tasosta sekä käsittelyn lainmukaisuudesta. Käyttämiämme palveluntarjoajia ovat Microsoft, Salesforce, Planeetta Internet, Hogrefe, Cubiks, Mepco, Hubspot, Surveypal, M-files ja Nav.

Keräämiämme tietoja säilytetään ja käsitellään osaksi Euroopan talousalueen ulkopuolella esimerkiksi silloin, kun käyttämämme palveluntarjoaja (Hubspot, Surveypal) sijaitsee tai säilyttää tietoja Euroopan talousalueen ulkopuolella. Olemme varmistaneet, että palveluntarjoajamme ovat liittyneet EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen Privacy Shield -ohjelmaan, joka mahdollistaa Eurooppalaisten tietojen turvallisen käsittelyn Yhdysvalloissa. 

3.    Tietoturvallisuus

Meillä on asianmukaiset tekniset ja organisatoriset tietoturvakeinot turvaamassa henkilötietoja häviämiseltä, väärinkäytöltä tai muulta vastaavalta laittomalta pääsyltä. Tällaisia keinoja ovat muun muassa palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö.

Pääsy henkilötietoihisi on myös sisäisesti rajoitettu kuluvalvonnalla ja käyttöoikeuksien myöntämisellä sekä niiden valvonnalla. Henkilötietojasi käsittelee vain ne työntekijät, joilla on työtehtäviensä puitteissa siihen oikeus.

4.    tietojen ja oikeuksien käyttäminen

Sinulla on oikeus tarkastaa mitä tietoja olemme sinusta keränneet rekisteriimme ja vaikuttaa siihen, miten me käytämme niitä. Voit itse päättää, haluatko vastaanottaa suoramarkkinointia ja tietyissä tapauksissa sinulla on oikeus tulla unohdetuksi tai pyytää tietojesi siirtoa toiselle rekisterinpitäjälle. Kuvaamme alla mitä oikeuksia sinulle kuuluu voimassa olevan lainsäädännön puitteissa:

Oikeus peruuttaa suostumus

Henkilötietojen käsittelyn perustuessa suostumukseesi sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksesi. Voit esimerkiksi milloin tahansa peruuttaa sähköiseen suoramarkkinointiin antamasi suostumuksen.

Tarkastus- ja oikaisuoikeus

Sinulla on milloin tahansa oikeus tarkastaa, mitä tietoja olemme sinusta keränneet, tai saada varmistus siitä, että rekisterissämme ei ole sinua koskevia henkilötietoja. Jos tietosi ovat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset, voit tehdä meille oikaisu- tai täydennyspyynnön.

Käsittelyn rajoittamista tai vastustamista

Jos tietosi joltain osin eivät pidä paikkaansa, sinulla on oikeus vaatia käsittelyn väliaikaista rajoittamista, kunnes olemme varmistaneet tietojen paikkansapitävyyden. Sinulla on myös oikeus vastustaa henkilötietojasi käsittelyä kokonaan.

Suoramarkkinoinnin kielto-oikeus

Lisäksi voit milloin tahansa kieltää suoramarkkinoinnin (mukaan lukien profiloinnin suoramarkkinointitarkoituksiin).

Oikeus tulla unohdetuksi

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus tulla unohdetuksi. Poistamme kaikki meidän sinusta keräämämme tiedot, jos henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten niitä alun perin kerättiin, ja meillä ei ole erityistä lakisääteistä velvoitetta säilyttää tietoa. Poistamme tiedot myös, jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen ja peruutat suostumuksesi, tai jos vastustat henkilötietojasi käsittelyä, ellei käsittelylle ole muuta perustetta.

Oikeus siirtää tietoja järjestelmästä toiseen

Voit pyytää henkilötietojesi siirtoa, jolloin toimitamme sinulle henkilötietosi koneluettavassa muodossa, jotta voit säilyttää niitä itse tai siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle (esim. toiselle palveluntarjoajalle). Mikäli se on teknisesti mahdollista, siirrämme tietojasi myös suoraan toiselle rekisterinpitäjälle pyynnöstäsi. Tämä on mahdollista vain sellaisissa tilanteissa, joissa käsittelemme henkilötietojasi suostumukseesi tai sopimukseen perustuen ja koskee vain sellaisia tietoja, joita olet itse toimittanut meille.

Valitusoikeus

Yllä mainittujen oikeuksien lisäksi sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojesi käsittelystä.

Voit tarkastaa tietosi ottamalla yhteyttä Crescon verkkosivujen kautta. Mikäli sinulla on kysymyksiä liittyen yllä mainittuihin oikeuksiisi, ota meihin yhteyttä: toimisto@cresco.fi

5.    Tietojen säilyttäminen

Säilytämme sinun tietojasi vain niin kauan, kuin se on tarpeellista meidän liiketoimintamme kannalta ja palveluidemme tarjoamiseksi ja kehittämiseksi, tai siihen asti, että saamme sinulta poistopyynnön. Noudatamme aina lain asettamia rajoja.

Yksityishenkilöiden tiedot säilytetään rekisterissämme enintään 2 vuotta arvioinnin/koulutuksen/coachauksen/valmennuksen toteuttamispäivästä. Tämän jälkeen tiedot joko hävitetään tai anonymisoidaan.

Asiakasyritysten edustajien henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin asiakassuhde/sopimus on voimassa. Asiakasyritysten henkilötiedot poistetaan kahden vuoden sisällä asiakassuhteen päättymisestä.

Sähköpostimarkkinointilistalta pääset poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme markkinointisähköpostissa olevan poistumislinkin kautta. Poistamme sähköpostimarkkinointilistalta tarpeettomat henkilötiedot vuoden välein.

Cresco.fi-sivujen yhteystietolomakkeiden tiedot poistamme vuosittain.

6.    Evästeiden käyttö

Käytämme sivustollamme evästeitä. Eväste (cookie) on pieni tekstitiedosto, joka tallentuu käyttäjän laitteelle internet-selaimesta. Evästeiden käytön tarkoituksena on analysoida ja kehittää palveluitamme, verkkosivujamme ja verkkosivujen sisältöä kävijäystävällisemmäksi sekä mitata mainontaa. Keräämme tietoa Google Analytics ja HubSpot -palveluiden avulla.

Hubspot Analytics

Hubspotia käytämme yhteydenpitoon asiakkaiden kanssa sekä verkkosivustojemme ja sen sisällön kohdentamiseen. Hubspot on markkinointiautomaatio-ohjelmisto, joka käyttää evästeitä kerätäkseen tietoa siitä, kuinka käyttäjät käyttävät sivustoamme. Näitä tietoja ovat esimerkiksi maantieteellinen sijainti, selaimen tyyppi, vieraillut sivut ja IP-osoite. Lue HubSpot privacy policy

Google evästeet

Google Anlytics on verkkosivujen kävijäseurantaan tarkoitettu palvelu. Tiedon perusteella kehitämme sivustoamme. Näitä tietoja ovat esimerkiksi käyttäjän päätelaite, käyttäjän liikkuminen sivustolla, käyttäjän saapuminen sivustolle tai kuukausittainen kävijämäärä. Lue Google's privacy policy

Evästeet voi estää

Sivustollamme on väliaikaisia istuntotunnus-evästeitä, jotka poistuvat, kun suljet internet-selaimen sekä pysyviä evästeitä. Useimmissa Internet-selaimissa evästeet on hyväksytty automaattisesti.

Voit tyhjentää tai poistaa evästeet käytöstäsi internet-selaimesi asetuksista: 

7. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Cresco on henkilötietojesi rekisterinpitäjä. Jos sinulla on kysymyksiä tai kommentteja, ota yhteyttä meihin:

Psykologitoimisto Cresco Oy
Artturi Aho, toimisto@cresco.fi
Y-tunnus 1011085-2
Pohjoisesplanadi 35 E
00100 Helsinki
toimisto@cresco.fi
Puh. +358 20 741 5380